Política de Tratamiento de Datos

Identificación del Responsable

Razón social	EFY Colombia S.A.S.
NIT	901.149.765-5
Marca comercial	HEFY
Sitio web	www.hefy.com.co
Correo electrónico	[email protected]
Teléfono / WhatsApp	+57 350 414 3813
Dirección de notificaciones	Calle 90 # 11-44, Oficina 407, Bogotá D.C., Colombia
Versión	1.0
Fecha de expedición	19 de mayo de 2026
Fecha de entrada en vigencia	19 de mayo de 2026

1. Introducción y objeto

EFY Colombia S.A.S., sociedad identificada con NIT 901.149.765-5, propietaria y operadora de la marca comercial HEFY (en adelante, "EFY Colombia", "HEFY", la "Compañía" o la "Plataforma"), en su calidad de Responsable del Tratamiento de datos personales, expide la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la "Política") en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la Parte 2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, las Circulares Externas expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y demás normas concordantes.

La presente Política tiene por objeto establecer los criterios, principios, derechos, deberes y procedimientos aplicables al Tratamiento de los datos personales que HEFY recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere o suprime en desarrollo de su objeto social, así como informar a los Titulares de los datos sobre sus derechos y los mecanismos para ejercerlos.

Esta Política aplica a toda persona natural cuyos datos personales sean Tratados por HEFY, incluyendo, sin limitarse a: usuarios y clientes de la Plataforma; profesionales independientes de belleza vinculados a la red HEFY; empleados, contratistas y aspirantes; proveedores y aliados comerciales; visitantes del sitio web, aplicación móvil y canales digitales; y cualquier tercero del cual HEFY recolecte datos en desarrollo de sus operaciones.

2. Definiciones

Para efectos de la correcta aplicación e interpretación de la presente Política, se adoptan las siguientes definiciones, conforme al artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 3 del Decreto 1377 de 2013:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para informarle acerca de la existencia de la presente Política, las finalidades del Tratamiento y la forma de acceder a la misma.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil, profesión u oficio y calidad de comerciante o servidor público.
• Dato Semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar a su Titular y a cierto sector o grupo de personas (p. ej., dato financiero o crediticio).
• Dato Privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.
• Dato Sensible: Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación: origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos, entre otros.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de esta Política, EFY Colombia S.A.S.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión.
• Transferencia: Envío de datos personales por parte del Responsable o Encargado, ubicado en Colombia, a un receptor que es a su vez Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Comunicación de datos personales dentro o fuera de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

3. Principios para el Tratamiento de datos personales

HEFY aplica los siguientes principios rectores en todas sus operaciones de Tratamiento de datos personales, conforme al artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: El Tratamiento se sujeta a la Constitución y a las normas que lo regulan.
• Finalidad: El Tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada previamente al Titular.
• Libertad: El Tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo mandato legal o judicial.
• Veracidad o calidad: La información tratada es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: Se garantiza al Titular el derecho a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: El acceso a los datos se limita al Titular y a las personas autorizadas; la circulación se restringe a las finalidades autorizadas.
• Seguridad: HEFY adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con HEFY.

4. Ámbito de aplicación

Esta Política aplica a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan datos personales sujetos a Tratamiento por HEFY, en su condición de Responsable del Tratamiento. La Política rige tanto los datos recolectados directamente del Titular como aquellos suministrados por terceros, así como los recolectados a través de la página web, la aplicación móvil, redes sociales, formularios físicos o digitales, canales telefónicos, WhatsApp Business, correos electrónicos, sistemas de pago y demás medios habilitados por HEFY.

5. Bases de datos y finalidades del Tratamiento

HEFY trata datos personales para las siguientes categorías de Titulares y con las siguientes finalidades específicas:

5.1. Usuarios y clientes de la Plataforma HEFY

Datos recolectados: nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad, fecha de nacimiento, género, correo electrónico, número de teléfono móvil, dirección física donde se prestará el servicio, datos de geolocalización, historial de servicios contratados, preferencias de servicio y de profesional, fotografías cuando el Titular las suministre voluntariamente, datos de medios de pago (procesados a través de pasarelas certificadas), registros de comunicaciones (chats, llamadas, correos), calificaciones y comentarios.

Finalidades:

• Crear, gestionar y autenticar la cuenta del usuario en la Plataforma.
• Permitir el agendamiento, prestación, modificación, cancelación y facturación de los servicios de belleza a domicilio.
• Procesar pagos a través de pasarelas autorizadas (incluyendo Bold S.A.S. y demás aliados de pagos).
• Coordinar logísticamente el desplazamiento y la prestación del servicio por parte del profesional independiente.
• Atender peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y solicitudes de garantía conforme a la Ley 1480 de 2011 y normas concordantes.
• Enviar comunicaciones transaccionales asociadas a los servicios (confirmaciones, recordatorios, cambios de estado).
• Enviar comunicaciones comerciales, promocionales, de fidelización y reactivación a través de los canales autorizados por el Titular, siempre que el Titular no haya manifestado su oposición.
• Gestionar programas de membresía, beneficios, descuentos, alianzas con terceros y referidos.
• Realizar segmentaciones, análisis estadísticos, encuestas de satisfacción, estudios de mercado y de comportamiento del consumidor.
• Prevenir, detectar e investigar fraudes, conductas indebidas, suplantaciones y conductas contrarias a los Términos y Condiciones de la Plataforma.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y regulatorias.
• Atender requerimientos de autoridades judiciales y administrativas competentes.
• Verificar la identidad y datos del Titular, incluyendo procesos de validación contra fuentes públicas y privadas autorizadas.
• Realizar grabación de llamadas y registro de comunicaciones para fines de control de calidad, capacitación y evidencia probatoria.
• Mejorar la experiencia del usuario y desarrollar nuevos productos y servicios.

5.2. Profesionales independientes vinculados a la red HEFY

Datos recolectados: nombres y apellidos, documento de identidad, fotografía, fecha de nacimiento, género, dirección de residencia, correo electrónico, teléfono móvil, datos bancarios para pagos, datos de afiliación al sistema de seguridad social (cuando aplique), antecedentes judiciales (consulta a fuentes públicas), certificaciones profesionales y técnicas, experiencia, especialidades, portafolio de servicios, tarifas, disponibilidad, datos de geolocalización durante la prestación del servicio, historial de servicios, calificaciones, datos tributarios (RUT, régimen, responsabilidades), referencias personales y profesionales.

Finalidades:

• Vincular al profesional independiente a la red de la Plataforma HEFY en el marco de una relación estrictamente comercial de intermediación, sin que medie relación laboral, contrato de trabajo, subordinación ni dependencia entre HEFY y el profesional.
• Verificar la identidad, idoneidad, experiencia y antecedentes del profesional.
• Asignar y coordinar la prestación de los servicios solicitados por los clientes.
• Procesar la liquidación y pago de la contraprestación del profesional, descontando la comisión bruta de la Plataforma.
• Generar reportes tributarios, certificados de retención y demás documentos exigidos por la ley.
• Gestionar programas de incentivos, categorización por tiers (Diamante, Oro, Plata) y reconocimientos.
• Evaluar el desempeño con base en métricas objetivas (puntualidad, calidad, calificaciones, cumplimiento de protocolos).
• Atender peticiones, reclamos y procesos de desvinculación.
• Prevenir, detectar e investigar conductas contrarias a los Términos y Condiciones (incluyendo desvío de clientes por fuera de la Plataforma).
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Realizar capacitaciones, comunicaciones operativas y de actualización de la Plataforma.

5.3. Empleados, contratistas y aspirantes

Datos recolectados: datos de identificación, hoja de vida, formación académica, experiencia laboral, referencias laborales y personales, fotografía, datos de contacto, datos de afiliación al sistema general de seguridad social, datos bancarios, datos de beneficiarios, exámenes médicos ocupacionales, evaluaciones de desempeño y demás datos requeridos para la vinculación y administración de la relación laboral o contractual.

Finalidades:

• Gestionar procesos de selección, vinculación, formación, desarrollo y desvinculación.
• Administrar la relación laboral o contractual, incluyendo nómina, prestaciones sociales, seguridad social, beneficios y bienestar.
• Cumplir las obligaciones derivadas del Código Sustantivo del Trabajo y demás normas laborales y de seguridad social aplicables.
• Gestionar la seguridad y salud en el trabajo conforme al Decreto 1072 de 2015.
• Atender requerimientos de autoridades laborales, judiciales y administrativas.
• Realizar evaluaciones de desempeño y procesos disciplinarios.
• Conservar los datos por el término legalmente exigido aún después de finalizada la relación laboral o contractual.

5.4. Proveedores y aliados comerciales

Datos recolectados: datos de identificación del representante legal o persona natural, datos de contacto, datos tributarios, datos bancarios, certificaciones, pólizas, antecedentes.

Finalidades:

• Gestionar la relación contractual con proveedores y aliados.
• Procesar pagos y obligaciones derivadas de los contratos.
• Cumplir obligaciones contables, tributarias y legales.
• Atender requerimientos de autoridades.

5.5. Visitantes del sitio web y la aplicación móvil

Datos recolectados: dirección IP, identificadores de dispositivo, tipo de navegador, sistema operativo, datos de cookies y tecnologías similares, datos de comportamiento de navegación, datos de geolocalización aproximada, páginas visitadas, tiempo de permanencia.

Finalidades:

• Permitir el funcionamiento técnico de la página web y la aplicación móvil.
• Realizar análisis estadísticos y de comportamiento de los usuarios.
• Personalizar la experiencia y mostrar contenidos y publicidad relevantes.
• Prevenir fraudes y proteger la seguridad de la Plataforma.
• Cumplir obligaciones legales.

6. Datos sensibles y categorías especiales

HEFY podrá recolectar y tratar las siguientes categorías de datos sensibles, únicamente cuando sea estrictamente necesario para la prestación del servicio y con la autorización expresa del Titular:

• Dirección domiciliaria del Titular donde se prestará el servicio.
• Datos de geolocalización en tiempo real durante la prestación del servicio.
• Fotografías que el Titular suministre voluntariamente.
• Información que el Titular suministre voluntariamente sobre alergias, sensibilidades cutáneas u otra información relevante para la prestación segura del servicio.

Cuando se solicite el Tratamiento de datos sensibles, HEFY informará al Titular sobre el carácter facultativo de las respuestas, las finalidades específicas del Tratamiento y obtendrá su autorización explícita.

7. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, salvo cuando se trate de datos de naturaleza pública o cuando dicho Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, conforme a la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional y al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

Los servicios de la Plataforma HEFY están dirigidos a personas mayores de 18 años. HEFY no recolecta de manera consciente datos personales de niños, niñas o adolescentes para fines comerciales. Cuando un menor sea beneficiario de un servicio contratado por un mayor de edad, el Tratamiento de los datos del menor se realizará bajo la autorización y responsabilidad del representante legal.

8. Derechos del Titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a HEFY. Este derecho podrá ejercerse frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a HEFY, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
• Ser informado por HEFY, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Estos derechos podrán ser ejercidos por: (i) el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente; (ii) sus causahabientes; (iii) el representante y/o apoderado del Titular; (iv) por estipulación a favor de otro o para otro.

9. Procedimiento para el ejercicio de derechos: consultas y reclamos

9.1. Área responsable

HEFY ha designado un Área de Protección de Datos Personales responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares. Los canales habilitados son:

• Correo electrónico: [email protected]
• Teléfono / WhatsApp: +57 350 414 3813
• Dirección física: Calle 90 # 11-44, Oficina 407, Bogotá D.C., Colombia
• Sitio web: a través del formulario de contacto disponible en www.hefy.com.co

9.2. Consultas

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en cualquier base de datos de HEFY. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.3. Reclamos

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a HEFY, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.4. Requisito de procedibilidad

El Titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante HEFY, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

10. Autorización del Titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular. HEFY obtendrá la autorización a través de los siguientes mecanismos, entre otros:

• Aceptación expresa de los Términos y Condiciones y de esta Política al momento del registro en la Plataforma, mediante el marcado de una casilla (checkbox) no preseleccionada.
• Autorización escrita firmada por el Titular en documentos físicos o digitales.
• Autorización verbal grabada en llamadas telefónicas, previo aviso al Titular sobre la grabación y la finalidad.
• Mensajes electrónicos o de WhatsApp en los que el Titular manifieste de manera inequívoca su consentimiento.
• Conductas inequívocas del Titular que permitan concluir razonablemente que otorgó la autorización (p. ej., el envío voluntario de información para la prestación de un servicio solicitado).

11. Transferencias y transmisiones de datos personales

HEFY podrá transferir y/o transmitir datos personales a terceros, dentro o fuera del territorio colombiano, en los siguientes supuestos:

• A Encargados del Tratamiento que prestan servicios a HEFY, tales como proveedores de tecnología, alojamiento en la nube, pasarelas de pago, plataformas de mensajería (incluyendo WhatsApp Business), plataformas de envío de correos electrónicos, herramientas de analítica, herramientas de inteligencia artificial, y demás aliados operativos.
• A entidades financieras y pasarelas de pago para el procesamiento de transacciones.
• A autoridades judiciales y administrativas competentes, cuando medie requerimiento legal.

12. Medidas de seguridad

HEFY implementa las siguientes medidas técnicas, administrativas y humanas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación:

• Controles de acceso lógico mediante contraseñas robustas y autenticación de múltiples factores cuando aplique.
• Cifrado de información en tránsito (TLS) y en reposo para datos sensibles.
• Segmentación de redes y restricción de acceso por roles (principio de mínimo privilegio).
• Acuerdos de confidencialidad con empleados, contratistas y Encargados del Tratamiento.
• Capacitación periódica del personal en protección de datos personales.
• Procedimientos de gestión de incidentes y notificación a la autoridad y a los Titulares cuando proceda.
• Auditorías y revisiones periódicas de los controles de seguridad.
• Copias de respaldo y planes de continuidad.

No obstante lo anterior, HEFY no garantiza la seguridad absoluta de la información, dado que ningún sistema es completamente inviolable. El Titular es responsable de la custodia de sus credenciales de acceso a la Plataforma.

13. Encargados del Tratamiento

HEFY contrata Encargados del Tratamiento para llevar a cabo determinadas operaciones de Tratamiento por su cuenta. Con cada Encargado, HEFY suscribe un contrato de transmisión que incluye, como mínimo: (i) los alcances del Tratamiento; (ii) las actividades que el Encargado realizará por cuenta del Responsable; (iii) las obligaciones del Encargado para con el Titular y el Responsable; (iv) el deber de tratar los datos conforme a las finalidades autorizadas y a la presente Política.

14. Cookies y tecnologías similares

HEFY utiliza cookies y tecnologías similares (píxeles, identificadores de dispositivo, almacenamiento local) en su sitio web y aplicación móvil con las siguientes finalidades: (i) garantizar el funcionamiento técnico de la Plataforma; (ii) recordar las preferencias del Titular; (iii) analizar el comportamiento de navegación con fines estadísticos y de mejora del servicio; (iv) personalizar contenidos y publicidad; (v) medir la efectividad de campañas publicitarias en plataformas de terceros (Meta, Google, entre otros).

El Titular puede configurar su navegador para rechazar o eliminar cookies. Sin embargo, el rechazo de cookies podrá afectar la funcionalidad y experiencia de uso de la Plataforma.

15. Vigencia de las Bases de Datos

Las Bases de Datos administradas por HEFY tendrán una vigencia indefinida, mientras la finalidad del Tratamiento subsista y resulte necesaria para el cumplimiento de los fines autorizados por el Titular o exigidos por la ley. Los datos personales se conservarán por el término necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento, las obligaciones legales (incluyendo, sin limitarse, las obligaciones contables, tributarias, laborales y comerciales) y para atender eventuales reclamaciones.

Una vez cumplida la finalidad del Tratamiento y agotados los términos legales de conservación, los datos serán suprimidos o anonimizados de manera segura.

16. Modificaciones a la Política

HEFY se reserva el derecho de modificar la presente Política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será comunicado oportunamente a los Titulares a través del sitio web, la aplicación móvil, el correo electrónico u otros canales habilitados. Se recomienda al Titular revisar periódicamente esta Política.

17. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 19 de mayo de 2026 y permanecerá vigente hasta que sea modificada o derogada por HEFY.

18. Aceptación

El uso de la Plataforma HEFY, el registro como usuario o como profesional, la contratación de servicios, la postulación a vacantes, la celebración de contratos con HEFY, o el suministro voluntario de datos personales por cualquier canal, implica el conocimiento y la aceptación de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.